Бизнес администрация - Офис мениджър

Офис мениджърът извършва трудовата си дейност в предприятие или организация във всички сфери на стопанството, като спазва всички законови и нормативни актове, касаещи конкретната дейност. Обработва информационните потоци, координира и осигурява безпроблемно протичане на деловата дейност на звената в предприятието или офиса. Той координира бизнес кореспонденцията на ръководителя и организацията (писма, факсове, електронна поща и други документи), като спазва приетите стандарти; предава и получава информация по факс и интернет; прави копия; поддържа деловодство в изряден и удобен за употреба вид и води архив. Офис мениджърът планира и организира своята дейност в съответствие с план-графика, проявява инициативност за подобряване организацията и ефективността на работата в офиса. Своевременно отговаря на телефонните обаждания, дава точна и изчерпателна информация по поставените въпроси или насочва разговора към съответния отдел или специалист.

В случай че прекият ръководител или търсеният служител отсъства, записва: дата, име, предмет на обаждането, за кого е и телефон за обратна връзка. Той организира работни срещи с клиенти, представители на технически служби, държавна администрация, контролни органи и други лица във връзка с дейността на предприятието, като спазва деловия тон на общуване. Той участва в набирането на информация от страната и чужбина за областта, в която работи фирмата, и запознава с нея другите служители по предварително зададени указания. Подпомага дейностите по провеждане на рекламни кампании, панаири, изложения и др., свързани с представянето на предприятието.

Организира командировки, семинари, посещения на предприятия на представители на предприятието и гости от страната и чужбина.

Офис мениджърът следи за техническата изправност на офис оборудването, организира и контролира аварийните ремонти и изготвя график за планови ремонти. Той координира дейностите по осигуряване на канцеларски и други материали за звената в предприятието. Той координира дейностите, свързани с подбора и назначаването на персонал в администрацията и други звена на предприятието.

Организира и контролира провеждането на първоначален и периодичен инструктаж на работниците и служителите. Определя потребностите от обучение, квалификация и преквалификация на персонала и организира това обучение. Наблюдава работата на работниците и служителите и прави предложения за наказания и награди.

Офис мениджърът носи отговорност за офис организацията, координацията, кореспонденцията и телефонното обслужване на дейността на предприятието. Отговаря за качественото и в срок изпълнение на поставените задачи, за опазване на поверителна фирмена информация и за спазване на технологичната дисциплина и вътрешния ред.
Той отговаря за средства и предмети на труда и носи финансова отговорност за зачислената електронноизчислителна техника и други материални средства в съответствие с българското законодателство. Когато работи с технически средства, той спазва инструкциите и носи отговорност за безопасно обслужване и предотвратяване на аварии и инциденти.
Работното време на офис мениджъра е с нормална продължителност в съответствие с Кодекса на труда.
При изпълнение на дейностите е много важно офис мениджърът да притежава добри комуникативни умения за водене на преговори, способности за работа в екип и толерантност при работа с клиентите и персонала на предприятието, да проявява предприемачески умения. Той трябва да умее да убеждава, да проява коректност, да не предизвиква конфликти, да има добра организация и умения за вземане на бързи и адекватни решения, да проявява наблюдателност, прецизност и отговорност, да спазва етичните норми.

Цели на обучението

След завършване на обучението по професията обучаваният трябва да:
• познава правилата за здравословни и безопасни условия на труд;
• търси правата и спазва задълженията си като участник в трудовия процес съгласно Кодекса на труда, разбира договорните отношения между работодател и работник;
• характеризира основните икономически понятия;
• знае правните норми, регламентиращи фирмената дейност;
• разбира своята роля в дейността на дружеството, съзнава необходимостта от повишаване на квалификацията си;
• провежда ефективна комуникация и поддържа делови отношения;
• умее да общува и прилага етични норми на поведение;
• работи в екип;
• намира информация с помощта на компютър, използва програми за текстообработване, електронни таблици и презентации;
• използва информационни материали и осъществява комуникация на чужд език.
• познава нормативните документи, свързани с изпълняваните административни дейности;
• познава административните процедури в офиса;
• познава фирмената организация, йерархията и длъжностните характеристики на служителите;
• умее да изпълнява административните дейности, свързани с деловодство и архиви;
• познава процедури и правила за набиране на персонал в предприятието;
• притежава знания и умения за планиране и отчетност; за създаване на работни приоритети;
• умее да разпределя работата към помощния офис персонал и да осигурява помощ и контрол на същия;
• работи с офис техника – компютър, телефон, факс, скенер, копирна машина, уред за унищожаване на документи, мултимедия;
• притежава знания и умения за работа с отчетна документация, свързана с изпълняваните административни дейности.
• познава изискванията и правилата за организацията и провеждането на бизнес срещи и работни мероприятия;
• води календарен план-график на мероприятията;
• познава структурите на държавната и общинската администрация и правомощията им;
• притежава умения за водене на писмена бизнес кореспонденция;
• води картотеки и архивира документация на хартиен и магнитен носител със специализиран програмен продукт;
• познава правилата на бизнес протокола при посрещане и изпращане на гости и посетители и клиенти;
• организира семинари, обучения и др.;
• подготвя и урежда пътувания във и извън страната;
• контролира техническата изправност на офис оборудването и наличието на консумативи за представителни и канцеларски цели;
• изготвя справки, отчети и други документи, свързани с изпълняваните дейности.

Резултати от ученето

1. Спазва правилата за здравословни и безопасни условия на труд и опазва околната среда при изпълнение на служебните си задължения
1.1. Прилага инструкциите за здравословни и безопасни условия на труд
1.2. Обслужва правилно и безопасно технологичното оборудване и офис техниката
1.3. Поддържа лична хигиена и хигиена на работното място и технологичното оборудване в съответствие със санитарно-хигиенните изисквания
1.4. Организира дейностите по хигиена в предприятието в съответствие със санитарно-хигиенните изисквания
1.5. Прилага правилата за пожарна и аварийна безопасност
1.6. Организира дейностите по провеждане на първоначален и периодичен инструктаж на работниците и служителите в предприятието
1.7. Не замърсява с работата си околната среда
1.8. Разпознава рискови ситуации и може да предприеме необходимите действия за опазване на персонала и имуществото на предприятието
1.9. Оказва долекарска помощ
2. Прилага икономически
2.1. Характеризира основните икономически понятия знания и трудовоправни норми в областта на професията
2.2. Описва структурата, организацията и йерархията в предприятието
2.3. Изброява правата и задълженията по длъжностни характеристики на персонала в предприятието
2.4. Посочва изискванията на Кодекса на труда във връзка с договорните отношения между работодател и работник
2.5. Съставя документи, свързани с трудовоправните отношения
2.6. Прилага нормативните изисквания за водене на личните досиета на персонала
2.7. Контролира персонала при изпълнение на поставените задачи
2.8. Организира дейностите при подбор на персонал
Осъществяване на бизнес комуникации
3. Води бизнес кореспонденцията на прекия ръководител и организира комуникацията във и извън офиса
3.1. Описва предназначението на основните офис консумативи, материали и помощен инвентар
3.2. Посочва предназначението на отделните съоръжения от офис техниката
3.3. Спазва правилата за извършване на писмена делова кореспонденция съобразно правилника за вътрешния ред на организацията и етичните норми
3.4. Съгласува писмената делова кореспонденция с прекия ръководител и/или други колеги
3.5. Предава и получава информация по факс и интернет
3.6. Осигурява необходимия брой копия на документи, писма и др.
3.7. Поддържа деловодство в изряден и удобен за ползване вид
3.8. Обработва, сортира, класира, систематизира и архивира работна документация в съответствие с нормативните изисквания
4. Обработва информационните потоци, координира и осигурява безпроблемно протичане на деловата дейност на прекия ръководител и офиса
4.1. Оформя като текст инструкции, зададени от прекия ръководител или други колеги
4.2. Регистрира телефонни обаждания – лице, дата, час, кратко съобщение, телефон за обратна връзка и друга информация
4.3. Информира точно и изчерпателно по поставени въпроси
4.4. Насочва разговори към съответния отдел или специалист
4.5. Спазва етичните норми за комуникация и делово общуване
4.6. Създава база с данни за лица и предприятия: доставчици, клиенти, контрагенти, ремонтни организации, застрахователи, спешни телефонни номера, телефонни справки, административни служби, финансови институции и др., свързани с дейността на предприятието
4.7. Формулира проблеми и въпроси и прави отчет за извършената работа Организиране дейността на отделните структурни звена в предприятието
5. Организира и ръководи административната дейност на предприятието
5.1. Прилага разпоредбите на правилника за вътрешния ред на предприятието
5.2. Участва в изготвяне на длъжностни характеристики на персонала
5.3. Анализира необходимостта и подготвя предложения за назначаване на нови работници и повишаване квалификацията на персонала
5.4. Подпомага въвеждането на новоназначените работници
5.5. Организира връзките и анализира ефективността на дейността на отделите в предприятието
5.6. Контролира спазването на процедурите, по които се осъществява документооборотът в предприятието
5.7. Разпределя задачите, свързани с поддръжката на технологичното и офис оборудване
5.8. Спазва изискванията за провеждане на вътрешноконтролната дейност на предприятието
5.9. Осъществява маркетингови наблюдения на информацията за клиенти, доставчици, конкуренти и др.
5.10. Разработва краткосрочни планове за административната дейност на предприятието
5.11. Оценява качеството на извършената работа в съответствие с дадените му правомощия
6. Планира и осъществява срещи и мероприятия по предварително разработен календарен план-график
6.1. Разработва план-график по предварително зададени указания от прекия ръководител
6.2. Разпространява своевременно информация за предстоящи срещи и мероприятия до участниците в тях
6.3. Осигурява за всички участници необходимите материали и консумативи за планираните срещи и мероприятия
6.4. Обобщава и систематизира информацията от проведените срещи и мероприятия
6.5. Архивира документацията от проведени срещи/мероприятия
6.6. Прилага правилата на бизнес протокола за посрещане и обслужване на гости, посетители и клиенти
6.7. Посреща, настанява и обслужва гостите/участниците в работните срещи и мероприятия
6.8. Спазва етични норми на комуникация при срещи и мероприятия
6.9. Осъществява комуникация на чужд език при необходимост
6.10. Организира командировки, семинари, пътувания и посещения на работници и служители и гости на предприятието в страната и чужбина
6.11. Отчита направените разходи съгласно нормативните изисквания на счетоводните документи
7. Подготвя информация по организационно- административни въпроси
7.1. Периодично подготвя в систематизиран вид информация, свързана с предмета на дейност на предприятието
7.2. Разработва предложения, насочени към подобряване на организационно-административните дейности
7.3. Осигурява необходимата информация на ръководството на предприятието за вземане на управленски решения
7.4. Анализира организационно-административната структура, функции и задачи на предприятието
7.5. Проверява и контролира качеството на изпълнение на служебните задължения на персонала в съответствие с дадените му правомощия
7.6. Сигнализира за констатирани пропуски и грешки при изпълнение на служебните задължения
7.7. Съдейства на ръководството за отстраняване на пропуски и грешки при изпълнение на служебните задължения
7.8. Изготвя периодичен отчет на извършената работа
7.9. Изготвя справки и отчети относно състоянието и движението на бизнес кореспонденцията
Работа с информационни и комуникационни средства и офис техника
8. Изпълнява дейности с помощта на информационни и комуникационни технически средства
8.1. Използва по предназначение офис оборудване – компютър, факс, телефон, скенер, интернет, електронна поща
8.2. Прилага правилата за осъществяване на делова комуникация
8.3. Прилага основните правила за работа с компютър и използване на програмни продукти за текстообработка, електронни таблици и база данни
8.4. Използва специализиран програмен продукт за отразяване на входяща и изходяща бизнес кореспонденция